개인형 법인카드 결제한 구독 서비스, 사적 사용 의심 된다면?
“아니, 이건 진짜 업무용으로 쓴건데.. 요즘 워낙 AI 툴을 많이 쓰니까 오해 받았어요.”
스타트업에서 총무 역할을 담당하는 현정님은 최근 회계팀과의 소통에서 곤란한 상황을 겪었어요.
디자인 팀에서 사용한 AI 툴 결제 건이 사적 사용으로 오해를 받은 건데요,
알고 보니 팀장님이 개인형 법인카드로 결제했지만, 팀 공용카드가 아닌 탓에 회계팀은 이 결제 내역을 처음 보는 상태였고, 공식적인 결재 프로세스를 거치지도 않은 상황이었어요.
게다가 증빙 자료를 봤을 때 해당 툴의 워크스페이스에 테스트로 만들어 놓은 파일들이 있었고, 별도 공유된 계정 없이 개인 회사 계정으로 사용한 터라 사적으로 사용한 건 아닌지 의심을 사게 되었던 거죠.
결과적으로는 팀원과 팀장 모두 업무 목적이었다고 설명했지만, 명확한 기록이 없고,
사용 내역도 정리되어 있지 않아 꽤나 난감한 상황이 벌어진 거예요.
법인카드,
그중에서도 ‘개인형’은 왜 더 헷갈릴까요?
법인카드는 크게 두 가지로 나뉩니다.
바로 공용 법인카드(일반형)과 개별 법인카드(개인형)인데요.
공용 법인카드는 법인의 신용으로 발급된, 특정 임직원을 지정하지 않고 법인 임직원 모두가 사용할 수 있는 카드를 말합니다. 법인 명의로 발급되어, 법인 계좌에서 결제되며, 결제 책임은 법인에게 있습니다. 하지만 대중적으로 바라봤을 때, 여러 팀원이 함께 사용하는 방식이라 관리자가 필요한 경우가 많습니다. 그러다보니 사용 내역이 분산되어 정리와 회계 처리가 복잡해질 수 있죠.
반면, 개별 법인카드는 사용자(임직원)가 1차적으로 카드 결제를 부담하고, 법인이 이를 연대보증하는 형식으로 발급되는 법인카드입니다. 카드 표면에 법인명과 사용자(임직원) 이름이 함께 표시됩니다. 즉, 법인과 사용자가 공동으로 책임지는 카드라고 할 수 있습니다. 특정 직원에게 전담 지급되어 결제 주체와 사용 흐름 파악에 용이하지만 정작 누구의 요청으로 어떤 목적으로 결제했는지, 그리고 이게 진짜 ‘업무 목적’인지를 파악하기 어려운 경우가 많습니다.
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결국 문제는 ‘사용 내역의 불명확함’입니다.
“이 결제, 무슨 용도로 한 거죠?”
“왜 이 툴을 법카로 쓴 거예요?”
“이거 진짜 회사 업무 차원에서 쓴 거 맞나요?”
특히 SaaS 구독 툴은 툴 자체가 무료로 시작되거나, 개인 계정으로도 쉽게 사용할 수 있기 때문에 소프트웨어 서비스 구독 관리 체계를 갖추지 못한 스타트업이나 중소기업에서는 결제가 업무용인지 사적인지 판단하기 애매한 구조가 많아요.
예를 들어 디자이너가 사용하는 디자인 툴의 결제 내역이 회계팀 입장에선 ‘디자인 업무에 필요한 구독 서비스 혹은 AI 툴 SaaS’ 라는 것까진 알 수 있지만,
해당 툴이 진짜로 업무에서 얼마나 효율을 냈는지,
왜 승인 없이 개인형 법인카드로 결제되었는지,
혹은 회사 계정 없이 개인 메일로 가입해 사용한 것은 아닌지,
전부 파악하기에는 어려움이 있어요.
또한 회계팀 입장에서 가장 난감한 건, ‘적요가 불명확한 항목으로 매월 자동 결제되고 있다는 사실’이에요. 외화 화폐 단위로 과금되거나 사용량 기반의 경우에는 금액도 매번 조금씩 달라지니 더욱 어렵죠. 심지어 도입 시 초기에 관리해두지 않는다면 결제 주체, 용도, 시트를 부여한 멤버 계정 정보도 정확히 알 수 없습니다.
SaaS 관리, 우리 팀은 잘 되고 있나요?
혹시 낭비되는 자산이 있지 않을까요?
SaaS 서비스는 대부분 ‘정기 구독’ 형태로 운영됩니다.
한 번 결제하면 매달 자동으로 비용이 빠져나가죠.
그리고 아래와 같은 상황들, 혹시 경험해보신 적 있으신가요?
테스트용으로 한 달만 프로 요금제로 써보려던 툴, 카드가 걸려있었더니 해지되지 않고 구독 중이었어요. 누구도 인지하지 못한 채 비용이 계속 나가고 있던거죠.
업무 편의성을 위해 구독해서 쓴다고 하셨던 툴, 팀에서는 개별 법인카드로 결제되고 있던 사실을 최근에야 알게 됐어요. 개인 카드로 결제한 줄로 알고 있었거든요.
개인적으로 업무에 써보고자 결제한 AI 툴, 회사 내에서는 이걸 별도 증빙 처리해야 하는지에 대한 기준도 없는 상태라서 혼란이 생겼어요. 한 번 이런 사례를 인정해주다보면 다른 분들까지 다 허용해줘야 하는건지 싶기도 하구요.
이미 다른 팀에서 동일한 툴을 구독하고 있는데, 중복 구독이 되어 있는 바람에 회계팀 입장에서는 "불필요한 예산 낭비"로 해석될 여지가 생기는 상황도 발생해요. 그런데 알고 보니 높은 요금제로 통합해서 툴을 구독하는 것보다 별도의 계정으로 같은 요금제를 따로 구독하는 것이 저렴할 때도 있어요.
이런 사례들이 소수의 회사만 경험하는 것이 아니라는 것이 아니에요.
우리 회사도 충분히 경험할 수 있는 일이랍니다. 심지어 특히 개인이 소지한 개별 법인카드로 자동 결제들이 우후죽순 이루어지고 있다면 관리는 더 복잡해집니다.
물론 대부분은 실무자가 선의로, 팀의 효율을 높이기 위해 툴을 결제했을 거에요.
하지만 기록이 없고, 누가 언제 어떤 용도로 결제했는지 정리조차 되어 있지 않다면,
외부에서 보기엔 ‘사적 사용’처럼 보일 수밖에 없습니다.
개인 법카 구독, 한 번에 정리할 수 있을까요?
여기서 ‘스코디’가 필요해요!
스코디는 어떤 툴이, 어떤 카드로, 소프트웨어 서비스 구독이 결제되고 있는지를 한눈에 확인 해 볼 수 있도록 도와주는 서비스예요.
스코디를 활용하면 이런 점이 좋아요!
✔ 누가 어떤 툴을 쓰고 있는지 명확하게 파악할 수 있어요
✔ 어떤 법인카드에서 어떤 SaaS 서비스가 결제 중인지 분류해줘요
✔ 개인형 법인카드라 해도 실제 사용자가 누구인지 명확하게 남아 있어요
✔ 사용하지 않는 툴은 구독리스트를 통해 확인할 수 있어요
특히 회계팀 입장에서는 모든 SaaS 구독 현황과 비용을 한눈에 볼 수 있는 대시보드 덕분에, 결제 내역을 따로 요청하거나 이메일로 툴 이름을 물어볼 일이 줄어들어요.
결론 – 개인형 법인카드를 투명하게 쓰려면,
구독 내역부터 정리하세요
요즘은 디지털트랜스포메이션(DX) 때문에 AI 도입이 많아지면서 사내 혹은 팀별로 각각 툴 구독을 하는 경우가 많아졌죠.
툴을 쓰는 것도 중요하지만, 정말 필요한 툴만 정리해서 쓰는 것이 더 중요합니다.
그 시작은 법인카드 결제 내역을 투명하게 관리하는 것이죠.
특히 개인형 법인카드를 지급해주는 회사라면, 그 카드로 구독된 SaaS 툴이 업무에 필요해서 결제되는지, 중복 사용이 되고 있지 않은지, 개인형 법인카드의 주체와 실제 서비스 이용인원이 다른 구독은 없는지 반드시 확인해야 해요.
그럴 때 스코디를 도입하면
✔ 구독 리스트를 한 눈에 볼 수 있어
✔ 팀별 SW 사용 내역이 명확해지고
✔ 불필요한 지출은 줄어드는
정말 실용적인 SaaS 관리가 가능해집니다!
📌 “우리 회사 무형 자산인 소프트웨어 라이선스 구독, 다 파악하고 계신가요?”
👉 지금 바로 스코디로 한눈에 정리해보세요! [스코디 무료 체험하기]
