소프트웨어 구독료 계정과목 헷갈리시나요? 실무자가 알려주는 정확한 분류법!

목차

1. 요즘엔 구독도 회계다

2. 소프트웨어 구독료, 진짜 계정과목은 뭘까

3. 구독이 많아질수록 놓치기 쉬운 것들 — 비용 누락과 중복 결제의 그림자

4. 이제 구독도 관리 대상이다 — 구독 흐름을 정리해보자

5. 스코디가 도와드립니다 — 회계팀과 IT팀 모두를 위한 구독 관리

요즘엔 구독도 회계다 —
실무자의 진짜 고민부터 시작

몇 년 전만 해도 소프트웨어는 한 번 사서 몇 년 동안 쓰는 게 일반적이었어요. 계약서 한 장, 결제 한 번이면 끝나는 일이었죠. 하지만 요즘은 어떤가요? 디자인 툴도, 협업 툴도, 고객관리 시스템도 전부 ‘월 구독’입니다. 한 달에 몇 만 원씩, 혹은 수십만 원씩 결제는 자동으로 빠져나가는데… 이게 도대체 무슨 항목으로 처리해야 할지 막막할 때가 많아요.

“이거 통신비로 넣어도 되나?”, “이건 개발비인가?”, “외화결제인데 부가세는 어떻게 하지?” 슬쩍 검색해보면 ‘지급수수료로 처리하면 됩니다’ 같은 짧은 답변이 많지만, 막상 법인카드 내역을 쭉 보고 있자면 그 한 줄로는 해결이 안 되죠.

매달 반복되는 소프트웨어 결제, 팀마다 사용하는 툴은 다 다른데, 계정과목은 일관되지 않고… 정리도 안 되고, 세무조정 때 또 한 번 머리 아픈 일이 생기곤 합니다.

요즘 같은 구독의 시대, 소프트웨어 사용이 늘어나는 만큼 ‘회계 처리’에 대한 고민도 자연스럽게 따라오게 되었죠. 그럼 이런 상황에서 소프트웨어 구독료는 어떤 기준으로 처리해야 하고, 어떤 경우에 조심해야 할까요?

소프트웨어 구독료, 진짜 계정과목은 뭘까? —
지급수수료가 정답이지만..

"그냥 지급수수료로 처리하세요." 이 답변이 사실은 맞습니다. 월 30만원짜리 디자인 툴이든, 연간 500만원을 내는 CRM 소프트웨어든, 구독형 소프트웨어 사용료는 기본적으로 '지급수수료'로 처리하는 게 회계 기준에 맞거든요.

왜냐하면 구독형 소프트웨어는 우리가 소프트웨어를 '구입'하는 게 아니라 '사용'에 대한 대가를 지급하는 거니까요. 소프트웨어를 완전히 소유하는 게 아니라 일정 기간 동안 사용할 권리만 얻는 거죠. 그래서 자산으로 처리하지 않고 비용, 즉 지급수수료로 바로 처리하는 게 맞습니다.

하지만 실무에서는 조금 다른 고민이 생깁니다. 회계팀 입장에서는 "지급수수료 100만원"이라고 적혀 있으면 이게 뭐하는 비용인지 나중에 알기 어려워요. 특히 연말 결산이나 예산 계획을 세울 때 "작년에 지급수수료로 나간 돈 중에서 IT 관련이 얼마나 되지?"라고 물어보면 일일이 찾아봐야 하거든요.

그래서 많은 회사들이 내부 관리 목적으로 좀 더 세분화해서 관리합니다. 예를 들어 "지급수수료-소프트웨어" 같은 식으로 보조계정을 만들거나, 아예 별도의 계정과목(예: 소프트웨어사용료, 전산비 등)을 만들어서 쓰기도 해요. 이건 회계 기준에 어긋나는 건 아니고, 회사 내부의 관리 편의성을 위한 선택입니다.

외화 결제가 들어가면 조금 더 복잡해집니다. 해외 SaaS를 달러로 결제할 때 환율 변동에 따른 환차손익도 고려해야 하거든요. 한 스타트업 회계 담당자는 "처음엔 모든 해외 구독료를 원화로 환산해서 지급수수료로 처리했는데, 나중에 환차손익 계산할 때 너무 복잡해져서 지금은 외화 결제 전용 계정을 따로 만들어서 쓴다"고 하더군요.

중요한 건 일관성입니다. 어떤 방식을 택하든 회사 내에서 동일한 기준을 유지하는 게 좋아요. 그래야 나중에 비교 분석할 때도 편하고, 세무 조사 시에도 논리적으로 설명할 수 있거든요. 그래서 회사 내부에서 "구독형 소프트웨어는 이렇게 처리한다"는 가이드라인을 미리 정해두는 게 현명합니다.

구독이 많아질수록 놓치기 쉬운 것들 — 비용 누락과 중복 결제의 그림자

계정과목을 정확히 분류하는 것도 중요하지만, 더 큰 문제는 따로 있습니다. 바로 "우리 회사가 도대체 뭘 얼마나 쓰고 있는지 모르겠다"는 상황이죠.

어느 날 갑자기 카드 명세서에 낯선 구독료가 나타나는 경우를 경험해보셨을 겁니다. "이게 뭔가?" 하고 찾아보니 3개월 전에 누군가 무료체험으로 시작했다가 자동 결제로 넘어간 거더라고요. 혹은 퇴사한 직원의 개인 카드로 결제하던 업무용 소프트웨어가 갑자기 결제 실패로 서비스 중단되는 바람에 업무가 마비되기도 하고요.

한 중견기업 재무팀 차장님은 "연말 결산할 때 엑셀로 구독료 정리하다가 깜짝 놀랐다"고 말씀하셨어요. 같은 기능을 하는 소프트웨어를 서로 다른 팀에서 각각 구독하고 있더라는 거죠. 마케팅팀은 A라는 이메일 발송 툴을 쓰고, 영업팀은 B라는 CRM에 딸린 이메일 기능을 쓰고 있었는데, 둘 다 월 10만원씩 나가고 있었답니다.

더 당황스러운 건 "이거 누가 쓰는 거야?"라는 질문에 아무도 답하지 못하는 상황입니다. 담당자가 바뀌면서 인수인계가 제대로 안 되거나, 프로젝트가 끝났는데 구독은 계속 돌아가고 있거나. 특히 개발팀에서 테스트용으로 잠깐 써보려고 시작한 클라우드 서비스가 몇 달째 방치되면서 비용만 나가는 경우도 허다합니다.

실제로 글로벌 조사 결과들을 보면 이런 상황이 얼마나 심각한지 알 수 있습니다. 전 세계 SaaS 매출의 30%가 낭비되는 비용이라고 하고, 2020 SaaS 트렌드 리포트에서는 평균적인 회사가 연간 약 13만 5천 달러(한화 약 1억 8천만원)를 사용하지 않는 SaaS 도구에 낭비한다고 발표했어요. 더 충격적인 건 최근 조사에서 53%의 SaaS 라이선스가 실제로는 사용되지 않고 있다는 결과입니다.

또, 한 조사에 따르면 SaaS를 구독 중인 기업들이 지출하는 비용 중 20%는 낭비되고 있다고 나타났어요. 월 500만원을 SaaS에 쓰는 회사라면 100만원이 그냥 버려지고 있다는 얘기죠.

문제는 이런 상황이 한 번 정리한다고 끝나는 게 아니라는 점입니다. 매달 새로운 구독이 생기고, 팀원들이 바뀌고, 업무 방식이 달라지면서 또다시 구독 현황이 엉망이 되기를 반복하거든요. 그래서 많은 회사들이 "이번엔 제대로 관리해보자"고 다짐하면서도 결국 스프레드시트 한 귀퉁이에 적어둔 목록마저 업데이트를 까먹게 되는 겁니다.

이제 구독도 관리 대상이다 —
구독 흐름을 정리해보자

구독 한 두 개였을 때는 몰랐지만, 이제는 상황이 달라졌어요. 소프트웨어 구독이 회사 운영의 핵심 인프라가 되면서, 이를 체계적으로 관리하지 않으면 비용도 비용이지만 업무 연속성 자체가 위험해지거든요.

가장 먼저 해야 할 일은 현재 사용 중인 모든 구독 목록을 만드는 것입니다. 하지만 이게 생각보다 쉽지 않아요. 회계팀에서 보는 카드 명세서에는 결제 내역만 나와 있고, IT팀에서 파악하는 건 기술적인 서비스 현황뿐이니까요. 실제로 한 회사에서는 회계팀이 "월 15만원짜리 구독료가 나가는데 이게 뭔가요?"라고 물어봤을 때, IT팀에서 "아, 그거 백업 스토리지 서비스인데 용량이 늘어나면서 요금이 올라간 거 같은데요"라고 답변하는 데만 일주일이 걸렸다고 합니다.

여기서 중요한 건 단순히 목록만 만드는 게 아니라, 각 구독마다 '누가 담당하는지', '언제까지 계약인지', '갱신 주기는 어떻게 되는지'를 함께 정리하는 것입니다. 특히 연간 계약으로 되어 있는 소프트웨어는 갱신 시기를 놓치면 서비스가 중단되거나 자동으로 더 비싼 요금제로 넘어가는 경우가 많거든요.

실제로 체계적인 구독 관리의 효과는 이미 여러 조사를 통해 입증되고 있습니다. Megazone PoPs에서 조사한 내용에 따르면, SaaS 관리자의 42%가 SaaS 관리 시 가장 어려운 부분이 '비용 최적화'라고 응답했습니다. 그리고 독일의 SaaS 관리 플랫폼 사스트리파이에 따르면 일반적으로 기업들은 SaaS 비용에 30% 이상을 과다 지출하고 있으며, 연간 400시간 이상을 SaaS 계약 관리에 쓴다고 발표했어요.

다행히 정기적인 점검 루틴을 만든 회사들은 확실한 효과를 보고 있습니다. IT 자산 관리 솔루션 심플리를 사용하고 있는 파트너사들은 심플리 도입 후 자산 관리 시간이 평균 70% 이상 단축되었다는 결과가 나왔거든요. 매달 첫째 주에 구독 현황을 점검하는 루틴을 만들어 새로 추가된 구독은 없는지, 사용량이 급증한 서비스는 없는지, 반대로 거의 안 쓰는 구독은 없는지 체크하는 회사들이 늘고 있습니다.

처음엔 번거로울 수 있지만, 이런 정기 점검을 통해 상당한 비용 절감 효과를 경험하는 사례들이 계속 보고되고 있어요. 특히 SaaS 비용에 30% 이상 과다 지출되고 있다는 점을 고려하면, 월 500만원을 SaaS에 쓰는 회사라면 150만원 정도의 절약 가능성이 있다는 의미입니다.

또 하나 놓치기 쉬운 부분이 바로 사용자 권한 관리입니다. 퇴사자의 계정은 삭제했지만 구독료는 그대로 나가고 있거나, 반대로 신입사원이 들어왔는데 필요한 소프트웨어 접근 권한이 없어서 업무가 지연되는 경우가 생기거든요. 이런 것들을 미리 파악하려면 HR팀과도 소통이 필요합니다.

전문가들이 권장하는 방법 중 하나는 정기적인 구독 현황 점검입니다. 분기별 벤더 관리 검토 회의를 통해 공급업체 성과를 계약 기대치와 비교 분석하여 벤더에게 책임을 묻는 것이 중요하다고 전문가들은 조언해요.

성공적인 IT 조직을 운영하는 CIO들은 정기적으로 팀을 모아 지난 기간 상황을 검토하고, 성과와 이슈를 소통하며, 필요에 따라 방향을 수정하기 위한 조치를 취한다는 연구 결과도 있어요. 회계팀, IT팀, 각 부서 담당자가 함께 모여서 새로 추가된 구독은 없는지, 사용량이 급증한 서비스는 없는지, 반대로 거의 안 쓰는 구독은 없는지 체크하는 것이 효과적입니다.

이런 정기적인 점검을 통해 상당한 비용 절감 효과를 경험할 수 있고, 무엇보다 "이거 누가 쓰는 거야?"라는 질문에 아무도 답하지 못하는 상황 자체를 예방할 수 있거든요.

스코디가 도와드립니다 | 모두를 위한 구독 관리

지금까지 소프트웨어 구독료의 계정과목 분류부터 구독 관리의 현실적인 어려움까지 살펴봤어요. 하지만 아무리 좋은 방법을 알아도 실제로 실행하기는 또 다른 문제죠. 매달 구독 현황을 점검하겠다고 다짐해도, 바쁜 업무 중에 깜빡하게 되고, 엑셀로 관리하다가 또다시 놓치는 항목들이 생기게 마련입니다.

스코디는 바로 이런 고민에서 시작된 서비스입니다. 결제수단과 청구서 수신 이메일을 연동해서 몰랐던 구독까지 발견해드려요. 카드 결제 내역과 이메일로 들어오는 청구서를 분석해서 어떤 구독료가 언제 결제되는지 한눈에 보여주고, 각 구독마다 담당자와 갱신일을 관리할 수 있게 해드립니다.

특히 회계팀에서 좋아하시는 건 비용과 계정을 한 번에 관리할 수 있다는 점입니다. 더 이상 엑셀 시트에 비용을 일일이 기록할 필요가 없거든요. 그룹웨어 연동 기능으로 구독을 이용 중인 구성원을 자동으로 불러와서, 누가 어떤 서비스를 쓰고 있는지도 쉽게 파악할 수 있어요.

IT팀에서도 구성원을 무제한 초대해도 추가 과금 없이 사용할 수 있어서, 팀 전체가 함께 구독 현황을 관리할 수 있습니다. 우리 팀 구독이 어떻게 지출되는지 한눈에 볼 수 있는 대시보드까지 제공하니까, "이게 뭔 구독료지?"라고 고민할 일도 없어지죠.

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스코디 팀이 직접 만든 'SaaS 구독 관리 템플릿'을 오늘 하루만 특별히 공개합니다. 실제로 구독을 관리하는 회사들이 사용하는 바로 그 템플릿이에요. 구독 목록 정리부터 계정과목 분류, 갱신일 관리까지 한 번에 해결할 수 있는 완벽한 양식입니다.

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