판관비 줄이는 방법? SpendOps(지출 운영 전략)로 지출 관리 하기

회사 운영하다 보면 어느 순간 판관비가 예상보다 많이 나간 걸 발견하게 됩니다.
분명 큰 지출은 없었는데도 말이에요. 사무용품, 구독료, 외주비 같은 작은 지출들이 모여서 생각보다 큰 금액이 되는 경우가 많습니다.

최근 해외 기업들 사이에서 주목받고 있는 SpendOps(지출 운영 전략)는 이런 문제를 해결하는 새로운 접근법입니다. 단순히 지출을 줄이는 게 아니라, 지출하는 방식 자체를 똑똑하게 바꾸는 거예요.

목차 

1. 우리 회사 지출 관리, 제대로 되고 있나요?

2. SpendOps가 무엇인지 쉽게 설명하면?

3. 매출 늘리는 것보다 지출관리가 효과적인 이유

4. 실제로 어떤 변화를 경험할 수 있을까?

5. SpendOps는 어떤 과정으로 작동하는가?

6. 해외 기업들은 어떻게 SpendOps를 활용하고 있을까?

7. 우리 회사도 SpendOps를 시작할 수 있을까?

8. 어떤 순서로 시작하면 좋을까?

9. SpendOps 도입할 때 주의해야 할 점들

10. 작은 시작으로도 큰 변화를 만들 수 있다

11. 지금, SpendOps를 실무에 적용해보고 싶다면?

    우리 회사 지출 관리, 제대로 되고 있나요?

지난달 우리 회사에서 나간 돈이 정확히 얼마인지 아시나요?

어떤 부서에서 얼마를 썼고, 어떤 항목에 가장 많이 나갔는지 말이에요.

혹시 지금 당장 답할 수 있으시다면,
그 지출이 모두 필요했던 건지, 계획대로 집행된 건지도 확신하실 수 있으신가요?

만약 이런 질문에 명확하게 답하기 어렵다면,
겉으론 문제없어 보여도, 실제로는 놓치고 있는 지출 흐름이 있을 수 있습니다.

대부분의 회사가 이런 방식으로 지출을 관리합니다.
각 팀에서 필요한 게 생기면 슬랙으로 물어보고, 구두 승인받고, 법인카드로 결제하고, 월말에 회계팀에서 취합해서 정리하는 거죠.

하지만 이 과정에서 가장 중요한 정보들이 모두 사라져요.
왜 그 지출이 꼭 필요했는지, 예산 범위 내인지, 다른 부서에서 중복으로 사고 있는 건 아닌지, 정기 구독 중에 더 이상 쓰지 않는 서비스는 없는지... 이런 핵심적인 판단 기준들이 각 단계마다 증발해버려요.

결국 어떤 일이 벌어질까요? 예산 초과는 항상 나중에 발견되고,
불필요한 구독료는 몇 달째 새어나가고, 같은 기능의 툴을 여러 부서에서 따로 구매하는 일이 반복됩니다.

실제로 1E의 연구에 따르면 기업 소프트웨어의 38%가 거의 사용되지 않거나 전혀 사용되지 않는 상태라고 합니다. (출처: 1E Software Usage and Waste Report 2016)

또 다른 조사에서는 평균적인 기업이 연간 13만 5천 달러를 좀비 구독에 낭비하고 있다는 결과도 나왔어요. (출처: Mesh Payments - Zombie Subscriptions Study)

연간 수천만원 규모의 회사라면,
이런 비효율로 인해 수백만원에서 수천만원의 손실이 발생할 수 있다는 의미입니다.

SpendOps가 뭔지 쉽게 설명하면?

이런 문제들을 해결하기 위해 등장한 게 바로 SpendOps입니다.
SpendOps는 단순한 비용 절감이 아니라,
지출 자체를 ‘운영 전략’의 일부로 바라보는 방식입니다

쉽게 말해서 지출을 그냥 '돈 나가는 일'로 보지 말고,
회사 운영의 중요한 부분으로 체계적으로 관리하자는 개념입니다.

전통적인 방식은 이래요:
필요하면 사고 → 나중에 정리하고 → 예산 맞춰보고 → 문제 생기면 그때 대응하기.

반면 SpendOps 방식은:
미리 계획하고 → 승인 체계 만들고 → 실시간으로 지켜보고 → 데이터 보고 개선하기.

문제가 생기고 나서 "아, 왜 이렇게 됐지?" 하고 머리 쥐어뜯는 대신,
애초에 문제가 안 생기도록 시스템을 만드는 거죠.

매출 증대 vs 지출 최적화,
어느 쪽이 더 현실적일까?

많은 경영진이 수익성 개선을 논할 때 가장 먼저 떠올리는 건 매출 증대입니다.
하지만 현실을 들여다보면 이야기가 달라져요.

매출 증대의 현실적 어려움들

신규 고객 확보는 점점 어려워지고 있습니다. 시장 포화도가 높아지면서 고객 획득 비용(CAC)은 지속적으로 상승하고 있어요. 실제로 Harvard Business Review의 연구에 따르면 새로운 고객 한 명을 확보하는 데 드는 비용이 기존 고객 유지 비용의 5-25배에 달한다고 합니다. (출처: Harvard Business Review - The Value of Keeping the Right Customers)

게다가 매출 증대를 위해서는 인력 충원, 마케팅 예산 확대, 인프라 투자 등 추가 비용이 필연적으로 따라옵니다. 100억 매출 기업이 120억으로 성장하려면, 그에 비례해서 운영비용도 늘어나는 경우가 대부분이에요.

지출 최적화의 즉시성과 확실성

반면 지출 최적화는 다릅니다. 외부 변수에 의존하지 않고 내부 통제만으로 성과를 낼 수 있어요. 시장 상황이나 고객의 구매 의사결정과 무관하게, 우리가 결정하면 바로 실행할 수 있는 영역이에요.

더 중요한 건 레버리지 효과입니다. 지출에서 절약한 1원은 순이익에 1원이 그대로 반영돼요. 하지만 매출 1원 증가로 순이익 1원을 늘리려면, 이미 발생하는 변동비를 고려해서 실제로는 훨씬 더 많은 매출 증가가 필요합니다.

구체적인 수치로 비교해보면

영업이익률 10%인 회사를 가정해봅시다:

• 지출 절감 접근: 1억원 절약 → 순이익 1억원 직접 증가

• 매출 증대 접근: 순이익 1억원 증가를 위해 10억원 매출 증가 필요

게다가 그 10억원 매출 증가를 위해 마케팅비, 인건비, 영업비용 등이 추가로 들어가면 실제로는 12-15억원 규모의 매출 증가가 필요할 수도 있어요.

시장 불확실성 시대의 현실적 선택

경제 불확실성이 높은 시기일수록 지출 최적화의 가치는 더욱 커집니다. 외부 시장에 의존하는 매출 증대 전략보다는, 내부 효율성을 높이는 것이 훨씬 안정적이고 예측 가능한 성과를 가져다주거든요.

SpendOps는 이런 맥락에서 매우 현실적인 접근법입니다. 새로운 시장을 개척하거나 혁신적인 제품을 출시하지 않아도, 현재 쓰고 있는 돈을 더 전략적으로 관리하는 것만으로도 상당한 성과를 낼 수 있어요.

실제로 어떤 변화를 경험할 수 있을까?

이론적으로는 좋다는 걸 알겠는데, 실제로 SpendOps를 적용하면 어떤 변화가 생기는 걸까요? 조직에서 체감할 수 있는 구체적인 변화들을 정리해보겠습니다.

일관된 승인 기준의 확립

지금까지는 같은 금액, 같은 항목이라도 담당자에 따라 승인 기준이 달랐을 거예요. 어떤 팀장은 즉시 승인해주고, 어떤 팀장은 여러 번 검토한 후 승인하고, 또 어떤 팀장은 며칠씩 답이 없고. 이런 불일치가 사라지면서 직원들이 예측 가능한 환경에서 일할 수 있게 됩니다.

예산 관리의 선제적 전환

"이번 달 예산 다 썼네" 하고 뒤늦게 알아채는 대신, "현재 75% 소진했으니 남은 기간 동안은 신중하게 써야겠다" 하는 식으로 미리 조절할 수 있게 되죠. 이런 변화만으로도 예산 초과 사태를 상당히 줄일 수 있어요.

숨어있던 지출의 발견

가장 놀라운 변화 중 하나는 "이런 지출이 있었나?" 하고 새롭게 발견되는 항목들입니다. 몇 달째 사용하지 않는 소프트웨어 구독료, 담당자가 바뀌면서 관리되지 않던 계약들, 여러 부서에서 중복으로 구매하던 서비스들이 한눈에 보이게 되거든요.

의사결정 속도의 향상

승인 과정이 체계화되면 의사결정 속도도 빨라집니다. "이건 누구한테 물어봐야 하지?" "승인권자가 자리에 없으면 언제까지 기다려야 하지?" 같은 불확실성이 사라지니까요.

전체적인 지출 인사이트 획득

무엇보다 조직 전체의 지출 패턴이 보이기 시작합니다. 어떤 시기에 어떤 지출이 집중되는지, 어떤 부서가 어떤 방식으로 돈을 쓰는지, 전년 동기 대비 어떤 변화가 있는지 같은 인사이트를 얻을 수 있게 되죠.

SpendOps는 어떤 과정으로 만들 수 있을까?

변화가 좋다는 건 알겠는데, 구체적으로 어떻게 작동하는 건지 궁금하시죠? SpendOps를 실제로 구현할 때 거치게 되는 핵심 단계들을 살펴보겠습니다.

첫 번째: 지출 요청의 표준화

가장 먼저 해야 할 일은 지출 요청 방식을 일관되게 만드는 거예요. 지금까지 "이거 사도 될까요?"라는 막연한 질문 대신, 구체적인 항목들을 포함한 체계적인 요청서를 만드는 겁니다. 왜 필요한지, 예산 범위는 어떻게 되는지, 언제까지 필요한지 같은 기본 정보부터 시작해서요.

두 번째: 승인 경로의 체계화

다음 단계는 승인 프로세스를 명확하게 정의하는 것입니다. 금액별로, 부서별로, 지출 성격별로 누가 어떤 권한을 가지고 승인할지 미리 정해놓는 거죠. 이렇게 하면 매번 "이건 누구한테 물어봐야 하지?" 하고 헤매는 시간을 줄일 수 있어요.

세 번째: 지출 현황의 실시간 추적

승인이 나면 실제 지출이 일어나는데, 이때부터 실시간으로 예산 소진 현황을 파악할 수 있어야 합니다. "지금까지 얼마 썼고, 얼마나 남았는지" 언제든지 확인할 수 있는 시스템을 구축하는 거예요.

네 번째: 데이터 기반 분석

쌓인 지출 데이터를 바탕으로 패턴을 분석합니다. 어떤 부서에서 어떤 항목이 반복되는지, 어디서 예상보다 많이 나가는지, 계절성이나 특별한 경향은 없는지 파악하는 단계죠.

다섯 번째: 지속적인 프로세스 개선

분석 결과를 바탕으로 기존 프로세스를 개선합니다. 병목 구간을 찾아서 해결하고, 불필요한 단계는 제거하고, 더 효율적인 방법이 있다면 도입하는 거예요.

이런 단계들이 반복되면서 지출 관리가 점점 더 정교해지고, 조직 전체의 지출 효율성이 높아지게 됩니다.

해외 기업들은 어떻게 SpendOps를 활용하고 있을까?

그렇다면 실제로 SpendOps를 도입한 기업들은 어떤 성과를 거두고 있을까요?
컨설팅 펌과 독립 연구 기관들의 분석을 통해 다양한 규모와 업종의 성과를 살펴보겠습니다.

맥킨지 분석: 글로벌 리테일 체인의 혁신적 변화

맥킨지가 분석한 한 글로벌 리테일 체인의 사례를 보면, 데이터 기반 조달 접근법을 통해 40억 달러 규모의 간접 지출에서 10배 개선된 절약 효과를 달성했습니다. (출처: McKinsey - Next Generation Operating Model)

이 회사는 AI 기반 카테고리 분석, 지리공간 분석을 활용한 유지보수 프로젝트 클러스터링 등 디지털 도구 모음을 적용했어요. 기존 1-2% 수준이던 연간 절약률을 11%까지 끌어올리며 총 5억 달러 이상의 비용 절감을 실현했습니다.

헬스케어 기업의 디지털 전환 성과

맥킨지가 분석한 다국적 헬스케어 기업은 디지털 및 분석 도구를 활용해 전체 변혁 가치의 40%를 달성했습니다. (출처: McKinsey - Procurement Value Capture)

3년 차에는 업계 최고 수준의 성과에 도달했으며, 단일 정보원 역할을 하는 조달 데이터 플랫폼과 직관적인 '구매자 조종석'을 통해 지속적인 영향을 만들어냈어요.

Ivalua 연구: 자동화를 통한 프로세스 비용 절감

독립 연구에 따르면 자동화된 조달 솔루션을 활용하는 기업들이 조달 처리 비용을 30% 절감하는 성과를 거두고 있습니다. (출처: Ivalua Spend Management Guide)

APQC 연구에서는 조달 "비용"의 20-30%가 수동 송장 처리 및 승인과 같은 비효율적인 프로세스에서 발생한다는 점을 지적하며, 이런 영역에서의 자동화 효과를 강조했습니다.

Aberdeen Group 분석: 최고 수준 SpendOps 프로그램의 ROI

Aberdeen Group의 분석에 따르면, 최고 수준의 지출 관리 프로그램은 10:1 ROI를 달성할 수 있다고 합니다. 즉, 지출 관리에 투자한 1달러당 10달러의 절약을 실현하는 것이죠. (출처: Ivalua - Aberdeen Group Study)

단일 전략적 소싱 전문가 풀을 운영하여 특정 소싱 프로젝트에 맞는 소규모로 팀을 구성하는 방식으로, 개별 강점과 역량을 최대한 활용하면서 프로젝트를 처음부터 끝까지 책임지는 구조를 만들었어요.

이런 다양한 사례들을 통해 보면, SpendOps는 특정 플랫폼이나 도구에 국한되지 않고 전략적 접근법 자체로서 검증된 성과를 만들어내고 있음을 알 수 있습니다

우리 회사도 SpendOps를 시작할 수 있을까?

구체적인 성과 사례를 보니 관심은 생기는데,
"우리 회사는 아직 시스템도 없고 규모도 작은데 과연 가능할까?" 하는 걱정이 드실 수 있어요. 하지만 SpendOps는 거창한 시스템을 갖춰야만 할 수 있는 게 아닙니다.
작은 변화부터 시작해도 충분히 효과를 볼 수 있거든요.

먼저 이런 상황들에 공감되는지 체크해보세요. 지출 요청하는 방식이 팀마다 제각각이거나, 승인 기준이 명확하지 않거나, 예산 초과를 항상 뒤늦게 발견하거나, 같은 물건을 여러 부서가 따로 사는 일이 있거나, 정기 결제나 계약 갱신을 놓치는 경우가 있다면 SpendOps를 고려해볼 만합니다.

이 중에서 몇 가지만 해당되더라도, 간단한 개선만으로도 상당한 효과를 볼 수 있어요. 처음엔 복잡한 시스템 구축보다는 기본적인 규칙이나 프로세스 정리부터 시작하는 게 좋습니다.

어떤 순서로 시작하면 좋을까?

필요성은 느끼겠는데, 막상 어디서부터 시작해야 할지 막막하시죠? SpendOps를 도입할 때는 한 번에 모든 걸 바꾸려고 하지 말고 단계적으로 접근하는 게 중요해요.

첫 번째 단계는 현재 상황을 제대로 파악하는 거예요. 한 달 동안 우리 회사에서 돈이 어떻게 나가는지, 어떤 과정을 거치는지, 어디서 문제가 생기는지 관찰해보세요. 생각보다 놓치고 있던 부분들이 많이 보일 거예요.

두 번째 단계에서는 기본적인 규칙을 만듭니다. 누가 뭘 승인할 수 있는지, 얼마 이상은 미리 예산 검토를 받아야 하는지, 정기 구독은 누가 관리할 건지 같은 기본적인 기준들을 정해놓는 거죠.

세 번째 단계에서는 이런 규칙들을 시스템으로 만들어갑니다. 처음엔 간단한 구글 시트나 노션 페이지로 시작해도 되고, 나중에 전용 툴을 도입해도 됩니다.

마지막 단계는 계속 개선해나가는 거예요. 몇 달 써보면서 어떤 부분이 불편한지, 어떤 규칙이 현실적이지 않은지 파악하고 계속 업데이트하는 거죠.

SpendOps 도입할 때 주의해야 할 점들

단계별 로드맵도 중요하지만, 실제로 진행하면서 주의해야 할 점들도 미리 알아두시면 좋을 것 같아요. SpendOps를 성공적으로 도입하려면 몇 가지 함정을 피해야 하거든요.

가장 중요한 건 너무 복잡하게 시작하지 않는 거예요. 처음부터 완벽한 시스템을 만들려고 하면 오히려 아무도 안 쓰게 됩니다. 간단하게 시작해서 점점 개선해나가는 게 훨씬 효과적이에요.

기존 업무를 갑자기 바꾸는 것도 위험해요. 직원들이 적응할 시간을 주고, 왜 이런 변화가 필요한지 충분히 설명하는 게 중요합니다. 그리고 처음엔 기존 방식과 병행하면서 천천히 옮겨가는 게 안전해요.

데이터 보안 문제도 신경 써야 합니다. 회사 지출 정보는 민감한 데이터니까, 누가 어떤 정보에 접근할 수 있는지 명확히 정해놓아야 해요.

마지막으로 변화에 대한 저항을 예상하고 관리해야 합니다. "지금까지 잘해왔는데 왜 바꿔야 하나?" 하고 생각하는 사람들이 있을 수 있으니까, 충분한 소통과 교육을 통해 공감대를 형성하는 게 중요해요.

작은 시작으로도 큰 변화를 만들 수 있다

SpendOps는 거창한 개념처럼 보이지만,
결국 '똑똑하게 돈 쓰기'의 업그레이드 버전이에요. 회사에서 나가는 돈을 그냥 흘러가게 놔두지 말고, 조금 더 체계적으로 관리해보자는 거죠.

중요한 건 완벽한 시스템을 만드는 게 아니라, 지금보다 조금 더 나은 방식으로 지출을 관리하는 겁니다. 작은 변화부터 시작해도 6개월, 1년 후에는 상당한 개선 효과를 체감할 수 있을 거예요.

특히 요즘처럼 경제가 불안정하고 비용 관리가 중요한 시기에는 SpendOps 같은 체계적인 접근법이 더욱 가치 있습니다. 매출 늘리기 어려운 상황에서도 내부 효율화를 통해 수익성을 개선할 수 있거든요.

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본 글의 SpendOps에 대한 전반적인 이해는 에어서플라이 블로그의 SpendOps의 뜻과 사례 – 실리콘밸리식 지출 전략 운영법, SpendOps - 숨은 판관비 절감 전략 글을 참고하였습니다.