판매비, 관리비, 판관비 절감에도 전략이 필요해! SpendOps (지출 운영 전략) 알아보기
지출을 단순히 ‘줄이는 것’이 아닌, ‘설계하고 운영하는 것’으로 바꿔야 할 때입니다.
비용을 줄여야 한다는 말은 언제나 맞지만, 어떻게 줄일 것인지에 대한 이야기는 생각보다 적어요. 특히 판매비와 관리비, 흔히 말하는 '판관비'는 막연히 '줄여야 할 대상'이 되곤 합니다. 하지만 성과를 내는 팀이라면 단순한 절감만으로는 부족해요. 비용을 어떻게 써야 더 큰 효율과 결과를 만들 수 있을지, 전략적으로 접근해야 해요.
이 글은 최근 주목받고 있는 SpendOps(지출 운영 전략) 개념을 중심으로, 판관비를 관리하는 새로운 관점을 제시해요. 왜 SpendOps가 필요한지, 실제 기업들은 어떻게 이를 적용하는지, 그리고 우리 조직에서는 어떤 변화부터 시작할 수 있을지 소개 해 보려고 해요.
목차
우리가 판관비를 통제하지 못하는 진짜 이유
‘통제’가 안 되는 게 아니라, 애초에 ‘안 보이기’ 때문입니다
이제는 지출도 ‘운영’해야 할 때 – SpendOps라는 방식
왜 지금 SpendOps를 이야기해야 할까?
SpendOps는 어떻게 작동하나요?
SpendOps가 실무에서 바꾸는 것들
실리콘밸리에서는 SpendOps를 어떻게 쓰고 있을까?
지금, SpendOps를 실무에 적용해보고 싶다면?
우리가 판관비를 통제하지 못하는 진짜 이유
회사에서 빠져나가는 돈 중, 손에 딱 잡히지 않지만 꼭 필요한 것들이 있습니다. 영업에서 당장 매출을 만들진 않지만, 없어지면 조직 자체가 굴러가지 않는 돈들이죠. 사무실 임대료, 팀원 복리후생, 외주 인건비, 소모품, 간접비 같은 것들. 이게 바로 판관비입니다.
문제는, 이 판관비가 한 번 흐름을 놓치기 시작하면 눈 깜짝할 사이에 너무 커진다는 데 있어요. 특히 스타트업이나 중소기업은 매출보다 이 고정적인 판관비 비율이 더 높게 느껴지기도 하죠. 매달 빠져나가는 비용은 계속 늘어나는데, 어디서 얼마나 쓰고 있는지는 잘 안 보입니다. 경영지원팀이나 재무팀은 매일같이 수많은 지출 요청을 처리하고 있는데도, 정작 그 전체 흐름을 한눈에 보고, 전략적으로 조율하는 건 거의 불가능에 가까워요.
이런 현상이 생기는 이유는 간단합니다. 판관비는 팀마다 따로 흩어져 있고, 대부분 정기적으로 반복되며, 누가 정확히 책임지는지 모호한 영역이기 때문이에요. 툴 하나 구독하는 것도 부서별로 다르고, 비용도 팀 예산에서 빠지다 보니 어느 순간 전체 예산이 이미 초과돼 있는데도, 아무도 그걸 실시간으로 인지하지 못합니다. 결국 대부분의 회사는, 문제가 터진 다음에야 “이거 너무 많이 썼다”는 걸 알게 되죠. 그땐 이미 돈은 빠져나갔고, 회계팀은 뒤늦게 정산하느라 바빠요..
여기서 중요한 건, 우리가 ‘지출을 통제하지 못했다’는 사실보다, 애초에 그 흐름이 처음부터 제대로 보이지 않았다는 점입니다. 판관비는 문제를 일으켜서가 아니라, ‘보이지 않아서’ 조직의 리스크가 됩니다.
‘통제’가 안 되는 게 아니라, 애초에 ‘안 보이기’ 때문입니다
비용을 관리하는 입장에서 한 번 쯤 꼭 듣는 이야기. 회사에서 지출 통제가 안 된다는 것. 그런데 가만 들여다보면, 사실 통제가 안 되는 게 아니라 처음부터 그 흐름을 누가 본 적이 없는 경우가 대부분입니다.
우리가 요즘 조직에서 자주 듣는 질문들이 있어요. 이번 분기에 팀별로 예산을 얼마나 썼는지, 매달 자동으로 빠져나가는 결제는 몇 건이고, 어떤 건 지금도 제대로 쓰이고 있는지, 누가 결제한 건지, 승인은 어떻게 났는지…
이 질문들, 생각보다 바로 답할 수 있는 팀은 거의 없습니다.
특히 반복적으로 나가는 비용은 더 위험합니다. ‘자동 결제’라는 이유로 신경을 안 쓰게 되고, 어느새 팀 예산에서 계속 새고 있어도 아무도 모르죠. 그나마 비용 정산 시점에 “이게 뭐였지?” 하고 한번 돌아보지만, 그때는 이미 통제할 수 있는 타이밍이 지나가버린 후예요.
그리고 이건 단지 보고 체계나 협업 방식이 정리가 안 돼서 생기는 문제가 아닙니다. 조직 안에서 지출을 ‘운영’한다는 관점 자체가 없기 때문이에요. 지출은 일어나는 일이 아니라, 관리되어야 하는 흐름인데, 우린 그걸 여전히 그냥 ‘결제 내역’ 수준으로만 보고 있다는 거죠.
지출을 잘 관리하고 싶다면, 통제를 먼저 고민할 게 아니라 ‘흐름을 보이게’ 만들어야 합니다. 지금 무슨 비용이 어디로 가고 있고, 왜 이 타이밍에 나가야 하는지 한눈에 볼 수 있어야 비로소 그다음 스텝, 그러니까 통제든 조정이든 할 수 있는 거예요.
그래서 요즘처럼 구독 기반 SaaS 툴이 많아진 시대에는, 지출의 가시성이 실무 운영에서 가장 먼저 챙겨야 할 우선순위가 되어야 합니다.
이제는 지출도 ‘운영’해야 할 때 – SpendOps (스펜드옵스) 란?
이런 식의 상황, 이제는 바꿔야 하지 않을까요?
지출은 그냥 일어나는 일이 아니라, 설계하고, 관리하고, 전략적으로 운영해야 하는 흐름입니다. 바로 이런 관점에서 등장한 개념이 SpendOps(스팬드옵스)예요.
최근 글로벌 기업들이 이 SpendOps를 조직 전반에 적용하면서, 단순히 정산이나 보고서를 넘어서 지출 그 자체를 '운영의 대상'으로 보고 있는 겁니다.
이 방식은 기존과는 확연히 다릅니다. 지출 요청이 올라오고, 그게 누군가의 승인 과정을 거치고, 실제로 결제되고, 결과를 분석하고, 다음 전략을 다시 짜는 흐름까지— 이 전체 과정을 하나의 ‘운영 프로세스’로 본다는 거죠.
중요한 건, 이 모든 단계가 하나로 연결되어 있다는 것입니다. 이전처럼 요청은 슬랙, 결제는 이메일, 정산은 엑셀, 분석은 구글데이터스튜디오 등 이렇게 따로따로 흩어져 있으면, 아무리 돈을 아껴보려 해도 실시간으로 흐름을 잡을 수가 없어요. SpendOps는 이런 문제를 해결합니다.
기준과 예산을 미리 설정해두고, 반복적으로 나가는 지출은 자동으로 감시하고,
승인 과정은 흐름 안에 통합하고, 필요 없는 구독이나 낭비는 사전에 걸러낼 수 있게 만들죠.
결국 SpendOps는 단순히 “돈을 아끼자”는 개념이 아니라, 지출을 전략적으로 '어떻게 써야 하는가'를 바꾸는 일입니다. 우리는 오랫동안 비용을 ‘줄여야 할 대상’으로만 봐왔습니다. 하지만 SpendOps는 묻습니다.
“이 비용이 지금 우리 조직의 목표와 전략에 맞는 방식으로 운영되고 있는가?”
왜 지금 SpendOps를 이야기해야 할까?
지출을 전략적으로 관리해야 한다는 말, 사실 처음 듣는 건 아닐 거예요. 하지만 대부분은 '비용 줄이자', '아끼자' 라는 식으로 받아들이기 쉽죠. SpendOps는 그보다 훨씬 본질적인 질문에서 출발합니다. “지금 이 지출, 우리에게 전략적으로 맞는 방향인가?”
이건 단순한 비용 삭감이 아니에요. 조직의 이익률 자체를 끌어올릴 수 있는 실행력 있는 전략입니다.
예를 들어볼게요. 어떤 회사가 연 매출 100억인데, 영업이익을 지금보다 두 배로 늘리고 싶다고 해요. 가장 먼저 떠오르는 건 매출을 200억 가까이 늘리는 방법이겠죠. 하지만 그만큼 인력도 늘고, 마케팅비도 늘고, 판관비도 자연스럽게 따라붙게 돼요. 생각보다 그 90억, 쉽게 벌 수 있는 돈이 아닙니다.
반대로, 지금 구조에서 판관비를 10%만 줄여도 거의 같은 수준의 이익률 개선 효과를 낼 수 있어요. 게다가 이건 매출을 새로 끌어오는 일이 아니기 때문에, 조직 내부에서 시작할 수 있는 전략이라는 점에서 훨씬 실행 가능성이 높습니다.
SpendOps는 그런 전략을 가능하게 해주는 방식입니다. 지출을 무작정 줄이는 게 아니라, 지출을 ‘보이게 만들고’, 흐름 속에서 조율하고, 더 나은 결정을 위한 인프라를 갖추는 일.
그 흐름 안에 각 팀이 들어올 수 있게 만드는 게 SpendOps의 핵심이에요. 결국 지출이라는 건 팀 하나가 책임질 수 있는 게 아니거든요. 지금 쓰는 SaaS 하나, 승인 방식 하나, 예산 기준 하나가 쌓여서 조직 전체의 운영 효율을 만들어냅니다.
SpendOps는 어떻게 작동하나요?
지출을 보는 관점이 달라지면, 관리 방식도 완전히 달라집니다.
요즘 DevOps, RevOps, FinOps처럼, 원래 따로 움직이던 기능들을 하나의 체계로 연결하고, 그 흐름 안에서 데이터를 기준으로 의사결정을 내리려는 움직임이 많아지고 있죠. SpendOps도 그 연장선에 있는 전략이에요.
운영 중심 사고에서 출발한 전략
SpendOps는 이런 질문에서 시작합니다. "지금 이 지출, 왜 필요한가?" "이건 누구 기준으로 결정된 거지?" "예산 초과인데, 그 이유는 뭘까?" 이전에는 이런 질문에 제대로 답할 수가 없었어요. 요청은 메신저로, 승인은 구두로, 정산은 엑셀로 흩어져 있었거든요. 과정은 사라지고, 숫자만 남는 구조였죠.
SpendOps는 이 구조 자체를 다시 짭니다. ‘지출을 어떻게 줄일까’가 아니라 ‘지출의 맥락을 어떻게 설계할까’를 먼저 묻는 전략이에요.
SpendOps는 결과가 아니라 흐름을 설계합니다
기존 지출 관리는 요청하고, 승인 받고, 결제하고, 끝나면 엑셀로 모아서 ERP에 올리는 방식이었어요. 문제는, 그 사이에 어떤 판단이 있었는지, 어떤 기준으로 승인됐는지 알 길이 없다는 거예요. ‘왜 그 결정을 했는가’가 빠져 있는 구조죠.
SpendOps는 이 모든 흐름을 처음부터 디지털화합니다. 지출을 요청하는 순간부터 기준이 들어 있고, 승인과 결제, 분석까지 한 흐름 안에서 연결되기 때문에 나중에 돌아보더라도 왜 그때 그 판단을 했는지를 알 수 있어요. 그게 바로 지출의 흐름에 맥락이 생긴다, 즉 ‘지출의 네러티브가 디지털로 저장된다’는 말의 진짜 의미예요.
SpendOps의 작동 원리 – 5단계 구조
SpendOps는 단순한 자동화가 아닙니다.
지출을 미리 조율하고, 실시간으로 판단할 수 있는 흐름을 만들어요.
요청
지출 목적, 항목, 범위가 미리 정리된 템플릿으로 요청합니다.
요청자가 뭐부터 채워야 할지 몰라 헤매는 일도 줄어들어요.승인
금액, 부서, 항목에 따라 자동으로 분기되고,
누가 어떤 기준으로 승인해야 할지도 시스템 안에서 자동화돼요.집행
승인된 요청은 예산과 연결돼 실제 결제까지 이어집니다.
반복 지출은 자동 감지되고, 계약 조건도 함께 추적할 수 있죠.분석
부서별, 항목별, 특정 시점별로 지출 흐름을 실시간으로 시각화할 수 있어요.
어디서 세고 있는지, 어떤 부서가 예산을 빨리 소진하는지도 한눈에 보입니다.재설계
분석한 데이터를 기반으로 병목 구간, 반복 요청, 불필요한 지출 기준 등을
조직 상황에 맞게 다시 설계할 수 있어요. ‘이번에 알았으니 다음부터 잘하자’에서 벗어나 지출 방식 자체를 바꾸는 흐름이 만들어지는 거죠.
지출이 숫자가 아니라, 이야기로 보이기 시작할 때
SpendOps의 핵심은 이거예요.
“우리가 뭘 샀는지를 넘어서, 왜, 언제, 어떤 기준으로 이 지출을 했는지를 조직 전체가 함께 이해할 수 있어야 한다.”
요청, 승인, 결제, 분석이 따로 흩어져 있던 시대에는, 지출은 항상 지나가고 나서 정리하는 일이었어요.이제는 그 모든 과정을 하나의 흐름으로 엮어서, 조율 가능한 프로세스로 바꾸는 게 SpendOps입니다.
SpendOps가 실무에서 바꾸는 것들
문제는 사람이 아니라, 흐름입니다.
SpendOps를 적용한다고 해서 갑자기 뭔가 거창한 변화가 일어나는 건 아니에요. 하지만 우리가 늘 겪고 있는 실무 속 ‘지저분한 문제들’— 중복 요청, 승인 누락, 예산 초과, 반복 결제 실수 같은 것들이 하나씩 사라지는 걸 느끼게 될 겁니다.
이건 누가 실수해서 생긴 일이 아니라, 처음부터 흐름이 없었기 때문에 생긴 일들이거든요. SpendOps는 이 흐름을 만들어주는 전략이에요.
요청과 승인, 더 이상 사람 따라 달라지지 않습니다
회사마다 이런 일, 한 번은 꼭 있었을 거예요. 어떤 부서는 메신저로 요청하고, 어떤 부서는 이메일, 어떤 팀은 회의 중에 구두로 요청하고. 그러다 보니 승인 기준도 사람마다 다르고, 중복 요청이나 예산 확인 없이 결제되는 경우도 생깁니다.
SpendOps를 적용하면, 지출 요청에 기준이 생기고, 자동으로 적절한 승인 경로를 타게 됩니다. 누가 빠뜨렸는지, 왜 승인 안 됐는지 따지기보다, 애초에 누락되지 않도록 시스템이 먼저 움직이게 만드는 거예요.
예산은 이제 ‘나중에 보는 것’이 아닙니다
많은 팀이 예산은 쓰고 나서 보는 거라고 생각합니다. 정산할 때쯤 돼야 “우리가 이렇게 많이 썼어?” 하고 놀라는 경우도 많죠. SpendOps에서는 예산이 실시간으로 연동돼 있어요. 지금 이 요청이 어느 예산 항목에서 나가고 있는지, 이미 얼마가 집행됐고, 앞으로 얼마 남았는지 대시보드에서 한눈에 확인할 수 있습니다.
문제가 생긴 뒤에 정리하는 게 아니라, 생기기 전에 방향을 조정할 수 있게 되는 거죠.
반복 지출, 더 이상 놓치지 않게 됩니다
정기 구독료, 자동 갱신, 반복 발주. 금액은 작지만, 방치하면 큰 리스크로 돌아오는 지출입니다. 이런 건 대부분 ‘누가 챙기기로 했는데 깜빡해서’ 생기죠. SpendOps는 이런 반복 지출을 자동으로 감지하고, 불필요한 구독은 끊고, 갱신 시점은 미리 알려줍니다. ‘누가 알아서 하겠지’가 아니라, 툴이 먼저 알려주니까 놓치는 일이 없어요.
지출이 쌓이면 ‘패턴’이 보이고, 구조를 바꿀 수 있습니다
SpendOps의 진짜 힘은 여기에 있어요.지출 흐름이 데이터로 쌓이면, 우리 조직만의 지출 패턴이 보입니다. 어떤 부서에서 어떤 항목이 반복되고, 어디서 병목이 생기고, 어떤 요청이 매번 승인 지연되고 있는지를 한눈에 분석할 수 있게 되죠.
이건 단순한 모니터링이 아니라, 지출 구조 자체를 조직에 맞게 다시 설계할 수 있는 기반이 됩니다.
실리콘밸리에서는 SpendOps를 어떻게 쓰고 있을까?
이미 그들은, 지출을 ‘운영’하고 있습니다.
SpendOps는 아직 한국에선 낯설 수 있지만, 미국 실리콘밸리에서는 이미 여러 SaaS 기업들이 이 개념을 일상처럼 활용하고 있어요. 단순히 비용을 아끼는 게 아니라, 지출이 일어나는 흐름 자체를 전략적으로 다루는 방식으로 말이죠.
1. Ramp – 아예 사내에 SpendOps 팀을 만든 핀테크 유니콘
Ramp는 법인카드와 지출 관리 기능을 통합한 SaaS 플랫폼이에요.이 회사는 지출을 그저 회계 처리하는 게 아니라, 실시간으로 운영하는 팀을 따로 두고 있어요. 고객사들에게도 이 구조를 도입할 수 있도록 컨설팅까지 하죠.
Ramp가 바꾼 것들:
지출 요청이 들어오면 미리 설정된 기준에 따라 자동으로 승인 경로가 정해져요.
예산 대비 집행 상황이 실시간으로 대시보드에 떠 있어서, 회의 전에도 바로 확인할 수 있고요.
정기적으로 빠져나가는 비용들은 자동으로 감지돼서, 쓸모없는 구독은 알아서 막아줍니다.
2. Tropic – SpendOps 사고방식을 고객에게 전파하는 SaaS 스타트업
Tropic은 기업이 사용하는 IT 솔루션이나 벤더 계약을 관리해주는 SaaS 플랫폼이에요. 이 회사는 SpendOps를 단순한 툴이 아니라,고객사의 지출을 전략적으로 운영하는 프레임워크로 만들어 주고 있어요.
쉽게 말해, “지금 어떻게 쓰고 있는지부터 한눈에 보이게 하고,앞으로는 더 잘 쓸 수 있게 기준을 짜 드릴게요” 라는 접근입니다.
Tropic의 방식:
모든 지출 요청을 한 곳으로 모아 흐름을 통합
계약 갱신이나 협상 시기도 자동으로 알려줘요
반복되는 요청을 기준 없이 처리하는 일이 없도록 기준화까지 지원합니다
3. Airbase – SpendOps라는 단어는 쓰지 않아도, 완전히 구현한 회사
Airbase는 400명 규모의 스타트업인데요, 지출 요청부터 승인, 결제, 정산, 분석까지 한 사이클 안에서 완전히 자동화된 흐름을 구현한 사례예요. SpendOps라는 말을 따로 쓰진 않지만, 그 철학은 정확히 적용하고 있죠.
Airbase의 핵심:
모든 지출 흐름을 하나의 시스템에서 자동으로 처리
사용률이 낮거나, 불필요한 지출은 자동 분석해서 ‘주의 필요’ 플래그를 보여줍니다
리포트와 대시보드로 연결돼 있어, 경영진도 지출 구조를 쉽게 이해할 수 있죠
DevOps가 개발을 바꿨듯, SpendOps는 운영을 바꾸고 있습니다
개발팀이 DevOps를 통해 빠르게 릴리즈하고, 문제를 실시간으로 수정하는 흐름을 만든 것처럼 SpendOps는 운영팀, 경영지원팀, 재무팀이 지출을 관리하는 방식을 완전히 바꾸고 있습니다.
이제는 결제가 끝나고 나서야 ‘이상하다’고 느끼는 게 아니라, 지출이 일어나기 전에 흐름이 보이고, 기준이 있고, 선택지가 있는 환경이 되는 거죠. 그리고 이 변화는 더 이상 먼 나라 이야기만은 아닙니다. 우리도 시작할 수 있어요.
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