소프트웨어 관리 대장이 필수인 이유 | 엑셀 시트 없이 SW 관리 끝내는 법
“아, 이 툴은 누가 쓰는 거였지?”
스타트업 운영지원팀에 근무 중인 민재님은 얼마 전 비용 절감 시즌이 다가와 담당했던 소프트웨어 구독 정리 업무 때문에 곤란한 상황을 겪었어요.
월말 예산 보고를 앞두고 팀별로 사용 중인 구독형 소프트웨어 서비스 비용과 시트 현황을 정리한 ‘소프트웨어 관리 대장’을 최신화하던 중,예상치 못한 문제가 계속 발생했습니다.
"전에 퇴사한 개발자 계정, 아직 안 없앴어?"
"어? 마케팅팀 이제 미드저니 안 쓰고 GPT로 네컷만화 만들던데, 해지 안했어요?"
"Figma 플랜이 왜 Dev랑 Collab 두 개 쓰고 있어요? 이거 중복 아니에요?"
민재님이 수작업으로 관리하고 있던 엑셀 기반의 소프트웨어 관리대장, 엑셀이나 구글 스프레드시트 없이 딸깍 한 번에 해결할 순 없을까요?
오늘은 소프트웨어 관리대장이란 무엇인지, 왜 필요한지, 엑셀 기반의 소프트웨어 관리대장의 비효율성 문제를 해결 해 줄 수 있는 해결책에 대해서 알아볼게요!
1. 소프트웨어 관리 대장이란?
소프트웨어 관리 대장은
SaaS를 비롯해서, 회사에서 사용하는 모든 소프트웨어 현황을 한 눈에 보기 위해 만든 문서에요
✔ 누가 어떤 툴을 쓰는지
✔ 언제, 얼마의 비용이 발생하는지
✔ 총판, 거래처, MSP(Managed Service Provider) 등과 계약을 했다면 기간은 언제까지인지
이런 정보를 기록하고 정리하는 게 기본 목적이죠.
2. 소프트웨어 관리 대장은 왜 필요할까?
기업이 사용하는 SaaS는 AI 도입과 DX 발전에 따라 점점 늘어가다보니, 그만큼 비용과 관리할 정보도 많아집니다.
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DX 디지털 전환(Digital Transformation)이란? 인공지능, 클라우드, 데이터 등 디지털 기술을 기반으로 기업의 조직 문화, 비즈니스 모델 및 산업 생태계를 혁신하고 고객과 시장의 변화에 대응하여 새로운 가치를 창출할 수 있는 기업으로 변환하는 과정을 뜻해요!
✔ 예산 계획을 세울 때
✔ 중복 구독이나 미사용 툴을 파악할 때
✔ 계약 갱신/해지 시기를 관리할 때
✔ 퇴사자 계정/권한 정리가 필요할 때
이 모든 순간에 필요한 건 정확한 소프트웨어 현황이에요.
그리고 이걸 담당자들은 보통
‘소프트웨어 관리 대장’이라는 이름의 엑셀이나 구글 스프레드시트로 관리하곤 하죠.
3. 그런데, 수작업으로 일일이 써야 하는 소프트웨어 대장... 효율적으로 관리하는 법 없을까요?
민재님처럼 많은 기업의 운영 담당자들이 소프트웨어 관리 대장을 엑셀이나 구글 시트로 직접 관리하고 있지만, 조금만 팀이 커지거나 툴이 많아지기 시작하면 관리의 허점이 드러나기 시작합니다.
실제로 자주 겪는 상황, 공감하시나요?
✔ 관리 정보가 흩어져 있음 → “결제는 재무팀, 사용 여부는 팀장에게 물어봐야…”
예를 들어 제가 경영지원/총무 담당자이고 마케팅팀에서 Canva를 사용한다고 가정해볼게요. 총무 매니저는 결재 승인과 구매를 관리하고, 인사 담당자는 입/퇴사자 발생에 따라 시트 부여와 해제를 요청하고, 재무회계 파트에서는 카드 결제와 계좌 이체 내역을 매번 조회하게 되죠.
총무, 인사, 재무회계는 모두 마케팅팀이 Canva를 잘 쓰고 있다고 믿고 있지만 정작 진짜 쓰는 사람이 있는지는 결국 마케팅 팀장에게 다시 물어봐야 해요.
심지어 팀장도 모르는 경우가 허다하고, 서비스 설정페이지에 들어가서 확인해봐야 하니, 이미 비효율이 발생하죠.✔ 변동이 많아 누락되기 쉬움 → “툴을 해지했는데, 여전히 비용은 나가고 있어요”
사실 마케팅팀에서 Canva를 미리캔버스로 전환했어요. 하지만 기존에 사용하던 캔바 구독이 그대로 유지되고 있었고, 담당자가 퇴사하면서 그 정보가 대장에서 업데이트되지 않았죠. 결과적으로 두 개의 툴 구독료가 동시에 빠져나가고 있었습니다.
✔ 중복구독이나 미사용 툴 확인이 어려움 → “슬랙, 왜 두번씩 결제되나요??”
슬랙은 이미 전사적으로 통합해서 쓰고 있는데, 신사업 TF팀에서 별도로 단기 프로젝트용 슬랙 워크스페이스를 만들고, 법인카드로 따로 결제한 것이 발견됐습니다. 이런 식으로 같은 툴을 중복으로 구독하고 있다는 사실조차 몰랐던 거예요.
✔ 수동 업데이트로 시간 낭비 → “하나 바뀔 때마다 대장 전체를 다시 손봐야 해요”
팀에서 사용하는 툴이 하나 늘어나거나 줄어들 때마다 수동으로 대장을 수정하고, 비용항목과 사용자 리스트를 갱신하고, 탭마다 함수가 꼬이지 않게 조심하며 업데이트해야 하죠. 하루에 10분, 일주일에 1시간씩만 쓰더라도, 연간 수십 시간 이상을 단순 정리에 쓰고 있는 셈이에요.
정리하자면, 한눈에 보기 위해 만든 소프트웨어 관리 대장인데, 실제로는 가장 중요한 정보들이 여기저기 흩어져 있고, 변경사항은 반영되지 않고, 중복구독도 놓치고, 결국 정리하는 데에만 시간을 소모하고 있다는 거죠.
이런 불편함이 반복되다 보면,“아예 안 쓰느니만 못한 문서”가 되어버리는 것도 시간문제입니다.
4. 이런 비효율성을 해결해 줄 수는 없을까?
스코디는 수작업으로만 해야 하는 소프트웨어 관리 대장 정리의 비효율을 해결하기 위해 만들어졌어요.
스코디는 우리 회사에서 쓰는 모든 구독 서비스를 연동 한 번에 모으고,
안 쓰는 구독을 쉽게 찾을 수 있는 SaaS 관리 서비스에요.
스코디 쓰면 가능한!
✔ 법인카드 또는 개인카드로 결제된 모든 SaaS 한눈에 보기
✔ 툴별, 팀별, 카드별 구독 사용 현황 및 비용 정리
✔ 구독리스트 무료/유료/해지 필터링 및 이달의 구독현황 확인 가능
무엇보다도, 이 모든 정보가 한 화면에서 ‘대시보드 형태’로 확인 가능하다는 것이 핵심입니다.따로 ‘대장’을 만들 필요 없이, 스코디 자체가 실시간 소프트웨어 관리 대장이 되어주는 것이죠.
5. 결론 – 이제 수작업 엑셀 노가다 작업은 그만!
스프레드시트로 대장을 꾸리는 시대는 지나가고 있습니다.
물론 처음엔 ‘정리의 시작’이 엑셀일 수 있어요.
하지만 이용하는 SaaS 툴 구독이 점차 늘어날수록, 팀이 커지면서 임직원 수가 증가할수록 관리 대장은 더이상 수기 관리 불가능한 문서가 되어버리기 십상입니다.
사람이 일일이 적어주지 않으면 업데이트 되지 않는 대장보다,
실시간으로 관리되고, 사람 손보다 빠르고 정확하게 잡아주는 툴이 필요해요.
누가 뭘 쓰고 있는지,
언제 어떤 서비스 구독비가 빠져나가는지 한 눈에 보이면 비용 절감에도 유리합니다!
📌 이제 휴먼에러를 걱정하며 스프레드시트 업데이트 하는 데에 시간 쓰지 마세요.
스코디에서 진짜 효율적인 소프트웨어 관리를 시작해보세요.
