SaaS 비용 관리, 어디서부터 시작해야 할까요? - 무료 엑셀 템플릿 양식 받아가기

“우리 회사, SaaS 구독 어디까지
쓰고 있는지 알고 계세요?”

요즘엔 기업마다 팀 단위, 심지어 개인 단위로도 다양한 SaaS 서비스를 구독하고 있어요. Notion, Canva, Slack, Figma, GPT, Dropbox, Adobe 등 툴 하나 없이 일하는 날이 오히려 드물 정도죠. 그런데, 이 구독들… 관리가 잘 되고 있을까요?

예를 들어볼게요.

마케팅팀이 Canva Pro를 구독했는데, 디자이너도 같은 툴을 별도로 구독하고 있다?

외주 작업자가 슬랙 워크스페이스를 생성해두고 팀 예산으로 결제하고 있다?

누가 GPT 팀 플랜을 구독했는지, 심지어 담당자도 모른다?

이런 사례가 한두 개가 아니에요. 문제는 이런 ‘모른다’가 반복 될수록 구독은 쌓이고, 돈은 계속해서 샌다는 거예요.

SaaS 비용 관리는 왜 이렇게 어려울까요?

SaaS 비용 관리를 제대로 하기 위해서는, 먼저 SaaS 서비스의 특징을 이해하는 것이 중요해요. SaaS는 별도의 설치나 유지보수가 필요 없이 인터넷만 연결되어 있다면 언제 어디서든 사용할 수 있는 클라우드 기반 소프트웨어예요.
이런 접근성과 편리함 덕분에 팀마다 손쉽게 도입할 수 있지만, 동시에 조직 전체의 SaaS 사용 현황을 종합적으로 파악하는 데는 오히려 장벽이 되기도 합니다.
구독 한 번이 너무 쉬운 탓에 각자가 필요할 때마다 결제하게 되고, 이로 인해 체계 없이 다양한 SaaS가 중구난방으로 쓰이게 되는 거죠.

또 하나의 큰 이유는 디지털 전환이 아주 빠르게 이뤄졌다는 점이에요. 코로나19를 계기로 원격근무와 온라인 협업이 급속히 퍼지면서 기업들은 다양한 SaaS 도구를 빠르게 도입했어요. 문제는 이렇게 빠르게 늘어난 구독들을 제대로 정리하거나 관리할 시간이 부족했다는 겁니다. 그러다 보니 이미 사용이 줄어든 툴이나 중복된 서비스에 여전히 비용이 지출되고 있는 경우가 흔하게 발생하고 있어요.

여기에 더해 조직 내 정보가 분산 되어 있는 것도 큰 문제입니다. 부서별로 따로따로 SaaS를 구독하다 보면, 누가 어떤 툴을 쓰고 있는지 전체적으로 파악하기 어려워요. 같은 툴을 여러 팀이 각자 결제해서 쓰는 경우도 있고요. 이럴 땐 SaaS 예산을 맡고 있는 총무팀이나 IT팀이 중복 지출을 줄이고 싶어도 어디서부터 손대야 할지 막막한 경우가 많습니다.

결국 SaaS 비용 관리는 단순히 구독 중인 툴을 줄이는 문제를 넘어서, 조직 전체의 흐름과 사용 현황을 명확하게 파악하고 체계적으로 정리해나가는 과정이에요. 이제는 이런 비효율을 방치하기보다는, SaaS를 효과적으로 관리할 수 있는 구조와 도구를 도입해서 예산을 절감하고 생산성을 높이는 방향으로 나아가야 할 때입니다.

SaaS 구독 모델은 분명 설치형 On-primse(온프레미스) 제품보다는 도입이 편리하지만, 그 편리함이 때론 기업 입장에서 ‘복잡함’이 됩니다.

첫째, 딸깍 한 번에 결제되는 구독

• 카드 한 장, 이메일 주소 하나면 시작.

• 툴을 도입한 사람은 퇴사하고, 구독은 그대로 남아 있는 경우도 있음

둘째, 코로나 이후 급속한 디지털 전환

• 원격 근무 도입과 함께 여러 툴을 빠르게 도입

• 체계적 관리 없이 일단 구독한 툴이 많음

셋째, 정보 파편화

• 부서별로 각자 결제

• 예산 담당자는 무슨 툴을 누가 쓰는지 모름

넷째, ‘디지털 월세’처럼 빠져나가는 돈

• 자동 갱신, 위약금, 미사용 툴이 월 단위로 쌓이는 구조

SaaS 비용 관리, 이 4가지만 기억하세요

조직 내 SaaS 구독 현황을 체계적으로 파악하고 비용을 효율화하려면,
아래 네 가지 항목을 반드시 체크해야 해요.

1. SaaS 사용 현황 정리

가장 먼저 해야 할 일은 ‘누가 어떤 SaaS를 사용하고 있는지’ 전체적인 그림을 그리는 거예요. 팀마다 사용하는 툴이 다르기 때문에 부서별로 리스트업하고, 사용 빈도나 실제 이용자 수까지 확인해보세요. 단순히 등록된 계정만으로는 파악이 어려울 수 있어요. 자주 사용하지 않는 툴은 과감하게 정리하고, 중복되는 구독은 통합 관리로 전환하면 비용 낭비를 줄일 수 있어요.

• 현재 우리 조직에서 어떤 SaaS를 구독하고 있는지 리스트업

• 실제 사용자는 누구인지, 주기적으로 사용되고 있는지 점검

• 툴 사용량 통계나 로그인 이력 참고

2. 구독 형태와 요금 체계 파악

각 SaaS마다 과금 방식이 다른데, ‘월 단위’로 결제하는지 ‘연 단위’ 약정을 맺고 있는지도 꼭 확인해보세요. 같은 툴이라도 팀별로 따로 결제하고 있다면, 하나의 통합 라이선스로 묶는 게 훨씬 저렴할 수 있어요. 예를 들어 Slack을 팀마다 각각 결제하고 있다면, 하나의 워크스페이스로 통합해 엔터프라이즈 플랜을 활용하는 것이 훨씬 효율적이죠. 조직 규모가 커질수록 라이선스 단가 차이가 꽤 크다는 점도 고려해 주세요.

• 각 툴은 월간/연간 플랜, 사용자 수 기반 요금 등 구조가 다름

• 부서별로 개별 결제한 툴이 있다면 통합 라이선스로 전환을 고려

• 예) Slack, Notion은 조직 단위로 통합하면 훨씬 저렴

3. 정기적인 지출 확인과 예산 예측

매달 또는 분기마다 SaaS별로 나가는 비용을 점검해 보셨나요? 구독 서비스는 자동 결제되는 경우가 많아서 잊고 지나가기 쉬워요. 현재 사용 중인 SaaS의 비용을 주기적으로 리뷰하고, 향후 사용량 변화에 따라 예산을 예측해보는 것이 필요해요. 이를 통해 불필요한 비용 지출을 차단하고, 재무회계팀도 예산안을 더 정확히 세울 수 있답니다.

• 월/분기별 비용 흐름을 정리하면 예산 수립에 도움

• 툴별 비용 트렌드를 분석해 과다 지출 요소 탐지

4. 계약 조건과 해지 요건 꼼꼼히 살펴보기

SaaS 서비스는 계약 조건에 따라 자동 갱신되거나 위약금이 발생할 수 있기 때문에, 공급사와의 계약서를 꼼꼼히 검토해야 해요. 특히 해지 시점, 요금 인상 조건, 사용량 한도 등이 중요한 포인트예요. 한 번 시작한 SaaS가 예상보다 활용도가 낮을 경우, 대체 툴로의 전환도 고려할 수 있어야 하고요. 서비스별로 사용률 데이터를 확보하면, 이러한 판단이 훨씬 수월해집니다.

• 자동 결제 및 갱신 조건을 체크

• 위약금/환불 조건은 취소 전 꼭 확인

SaaS 비용 관리, 시작이 막막하다면? -> 템플릿으로 간편하게!

"중요한 건 알겠는데, 도대체 어디서부터 정리해야 하지?" 고민이 드셨다면?
걱정하지 마세요. SaaS 구독 관리를 보다 쉽게 시작하실 수 있도록,
스코디 팀에서 직접 만든 SaaS 비용 관리 템플릿을 소개해 드릴게요.

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이 템플릿, 어떤 구조인가요?

• 서비스명: 구독 중인 툴 이름

• 상태: 유료/무료 구분

• 결제주기: 매월, 매년 등

• 통화 & 결제금액: 실제로 지불되는 금액

• 갱신일: 다음 결제일

• 부여/구매 계정수량: 실제 사용 인원 파악 가능

• 결제수단: 카드, 계좌 등 결제 내역 추적

어떻게 활용하면 좋을까요?

1. 정기 점검 루틴 만들기

• 매월 1일 or 마지막 주 금요일을 ‘SaaS 점검의 날’로 정해보세요.

• 갱신일이 다가오는 서비스는 팀원에게 알리고, 사용 여부를 점검합니다.

2. 미사용 서비스 해지하기

• '구매 계정수량'과 '부여 계정수량'을 비교해서 미사용 계정이 많으면 정리 타이밍!

3. 비용 최적화

• 연간 결제가 더 저렴한 툴은 업그레이드.

• 유사 기능 툴은 통합해서 관리 비용 절감.

4. 결제수단 분리

• 마케팅/개발/영업 등 부서별 결제 수단 분리로 예산 파악이 쉬워져요.

팁: 엑셀로 수기 등록 어렵다면?

• 엑셀로 하나하나 수기로 등록하기 번거롭다면,
  스코디로 구독 불러와서 정리하고 엑셀 다운받아 관리하기!

실사용 사례: A사 운영팀의 ‘숨은 비용’ 찾기

A사 운영팀은 내부적으로 사용하는 SaaS가 20개를 넘다 보니
누가 어떤 툴을 쓰는지, 얼마나 쓰는지 관리가 어려웠어요.
그래서 이 SaaS 비용관리 템플릿을 활용해 한 달간 전수 조사에 들어갔습니다.

STEP 1. 전체 SaaS 목록 정리

• 노션, 슬랙, 구글 워크스페이스, 챗GPT, Figma, Loom 등 총 24개

• 각 툴별 상태(유료/무료), 결제주기, 결제수단, 갱신일을 템플릿에 입력

STEP 2. 계정 수 불일치 발견

• 구매 계정수: 100 / 부여 계정수: 68인 툴 발견 (예: MS Office 365, 한컴독스)

• 미사용 계정 32개가 1년 이상 방치되고 있던 것!

STEP 3. 정리 및 절감

• 미사용 계정 삭제 및 플랜 변경

• 연간 약 1,468,800원 절감 효과

  • 매월 계정당 3,830원 × 32개 계정 = 122,560원

  • 연간 기준으로 1,470,720원 → 절감 완료 🎉

결과

📌 포인트는?

• ‘갱신일 관리’로 불필요한 자동결제 차단

• ‘계정 수량’으로 유휴 계정 식별

• ‘비용 정리’로 실제 팀 운영비 최적화

이런 회사라면 꼭 시작하세요!

• 팀별 법인카드로 SaaS를 따로 결제하고 있다

• 퇴사자가 사용하던 툴이 아직도 구독 중이다

• 부서마다 같은 툴인데 서로 다른 플랜으로 구독 중이다

• 구독 총액을 알 수 없고, 분기마다 예산을 초과하고 있다

SaaS 비용 관리는 이제 ‘선택’이 아닌 ‘필수’

디지털 전환이 가속화되면서 SaaS 도입은 더 이상 특별한 일이 아니게 되었죠. 하지만 제대로 된 관리 체계 없이 사용하다 보면, 생각보다 빠르게 비용이 불어나고 구독 현황은 점점 더 복잡해집니다.

이번 글에서는 SaaS 비용 관리를 왜 지금 시작해야 하는지, 그리고 어떤 항목을 체크해야 똑똑하게 관리할 수 있는지를 정리해봤어요.

스코디 팀에서는 이러한 고민을 덜어드리기 위해 누구나 쉽게 사용할 수 있는 SaaS 비용 관리용 구글 스프레드시트 템플릿을 준비해봤어요.

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이 템플릿은 SaaS를 처음 정리해보는 담당자도 어렵지 않게 쓸 수 있도록 구성되어 있고, 지속적으로 업데이트하면서 실제 구독 현황을 체계적으로 관리할 수 있게 도와줘요.

오늘부터라도 조직에서 사용 중인 SaaS가 몇 개인지,
각각 얼마나 쓰이고 있는지를 확인해보세요.
조금의 노력만 있어도, 연 단위로 수백에서 수천만 원의 예산을 절감할 수 있어요!

이번 글에서는 SaaS 비용 관리를 위한 핵심 포인트와
템플릿 활용 방법을 소개해드렸는데요,
물론 엑셀 템플릿으로 수기 작업을 할 수 있겠지만, 보다 정확하고 빠르게 SaaS 구독 현황 관리를 자동화 하고 싶다면 ‘스코디’를 활용해보는 걸 추천드려요 :)

지금 스코디에서는 5만 원 상당의 무료 체험을 통해
✔ 우리 회사에서 어떤 SaaS를 구독 중인지
✔ 어떤 부서에서 어떤 툴을 쓰고 있는지
✔ 불필요한 구독이 있는지
한눈에 확인할 수 있는 SaaS 대시보드를 제공해드립니다.

📌 “정리만 해도 절감이 된다”는 말, 믿기 어렵다면 직접 체험해보세요.
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